‘Tempero heeft een enorm complexe klus geklaard, met als resultaat een systeem zoals ik het voor ogen had.’

Over het JNF: Het Joods Nationaal Fonds zet zich in om de woestijn in Israël leefbaar te maken door bebossing, landbouw, waterprojecten en kennisontwikkeling. Bomen leveren zuurstof, vormen humus en houden water en grond vast. Landbouw zorgt voor voedselvoorziening en bestaanszekerheid en slimme watervoorzieningen maken het mogelijk de woestijn te laten bloeien. www.jnf.nl

Tempero automatiseert essentiële datastromen Joods Nationaal Fonds

Veel minder handmatige handelingen, veel meer inzicht

Voor ngo’s is een goede relatie met donateurs en andere stakeholders van levensbelang. Zo ook voor het Joods Nationaal Fonds (JNF). Directeur Freddie Rosenberg ging daarom twee jaar geleden op zoek naar een efficiënt CRM-systeem waar niet alleen informatie automatisch ingaat, maar waar hij ook informatie over relaties uit kan halen. Ook zocht hij naar een manier om de jaarlijkse JNF-loterij te automatiseren. Tempero nam die uitdaging aan en maakte een passende oplossing in Microsoft Dynamics CRM.

‘Mijn voorganger was vooruitstrevend en liet al begin jaren negentig een systeem bouwen, maar dat was een passieve database,’ vertelt Freddie. ‘De dames van de administratie voerden handmatig informatie in. Maar door het ontbreken van een goede interface ontbrak de mogelijkheid die data te analyseren. Wat mij naast al dat handwerk vooral frustreerde, is dat wij leverancier van informatie waren, maar die zonder ondersteuning zelf niet konden gebruiken. Ik ben op zoek gegaan naar een methode om datastromen te automatiseren, waarmee we bovendien informatie over onze donateurs konden analyseren. Op die manier kunnen we ze gerichter benaderen.’

Dat moet handiger kunnen
Niet alleen informatie over de donateurs moest in goede banen geleid worden, maar ook financiële informatie. Freddie: ‘De boekhouder gebruikte fysieke bankafschriften – informatie die elektronisch beschikbaar is – maakte vervolgens handmatig een overzicht van de donaties en gaf die door aan de administratiemedewerkers, die dat dan handmatig in de database zetten. Dat moest handiger kunnen! Daarnaast is er een informatiestroom via de website. Daar geven mensen hun donatieopdracht, die later wordt afgerekend via de bank. Via de website krijgen we méér informatie over de donateurs dan via de bank, dus die twee informatiestromen moesten op elkaar worden afgestemd. Alleen dan kunnen we onze donateurs bedanken en analyses maken van groepen donateurs. Bijvoorbeeld geografisch: waar wonen onze donateurs, waarvoor geven ze?’

Automatische herkenning en matching
Freddie vroeg een aantal bedrijven een offerte uit te brengen voor de implementatie van een CRM-systeem. Hij kreeg het advies ook Tempero te vragen. ‘Die adviseur noemde Tempero “een jong, energiek bedrijf met verstand van Microsoft Dynamics CRM”,’ vertelt Freddie. ‘Tempero bleek de goedkoopste en bovendien gaven ze me het gevoel dat ze begrepen wat ik wilde. Ze hebben uiteindelijk behoorlijk complexe dingen gedaan voor ons. De informatie die binnenkomt via de website en de elektronische bankinformatie wordt nu automatisch herkend en gematcht. Financiële informatie gaat automatisch naar het boekhoudpakket van Exact. Niemand hoeft meer handmatig informatie aan te vullen. Dat bespaart ons heel veel tijd en geld.’

Geautomatiseerde loterij
Tempero kon met de standaardfunctionaliteit die Microsoft Dynamics CRM biedt de informatiestromen in goede, automatische banen leiden. Daarnaast heeft ze voor het JNF een loterijfunctionaliteit gebouwd. En ook deze functionaliteit bespaart het JNF veel handmatig werk. ‘In de oude situatie bepaalden we steeds welke lotnummers werden verbonden aan een donateur en zochten vervolgens de juiste lotnummers,’ vertelt Freddie. ‘Dat is waanzin, dacht ik toen. Waarom laten we niet het systeem bepalen welke lotnummers de donateur krijgt? Dat bespaart veel gezoek en fouten. Tempero heeft het systeem nu zó ingericht, dat we op voorgedrukte loten de nummers én naam en adres kunnen printen. We hoeven dus ook geen aparte adresstickers meer te printen. Binnenkort moeten we een reminder versturen voor de loterij, dan genereert Dynamics een actuele adressenlijst.’

35.000 loten per jaar
De nieuwe werkwijze scheelt het JNF ontzettend veel handelingen. Freddie: ‘Jaarlijks kopen duizenden deelnemers samen ongeveer 35.000 loten. Als je die allemaal handmatig moet verwerken… Bovendien brengt een loterij allerlei administratieve verplichtingen met zich mee. De notaris moet er controle over voeren. De overheid moet weten hoeveel loten we uitgeven, met welke nummers, hoeveel er verkocht zijn, wat de waarde is en hoeveel er zijn uitgevallen. Het is Tempero gelukt om met Microsoft Dynamics ook al die informatie in goede banen te leiden.’

Complexe klus
De automatisering van de verschillende informatiestromen van en naar verschillende systemen, bleek een complexe klus. De inrichting van Microsoft Dynamics CRM duurde daardoor langer dan voorzien. ‘Daar hebben zowel wij als Tempero lessen uit kunnen trekken,’ concludeert Freddie. ‘Toch was Tempero voor ons de juiste keuze: ze hebben alle problemen die we al doende tegenkwamen opgelost en toonde zich daarin heel flexibel.’

Maatwerk met plezier gemaakt
‘Tempero is in staat geweest om met doordachte aanpassingen van standaardfunctionaliteit een tailormade product af te leveren. Je ziet eraan af dat ze het met plezier gemaakt hebben; ze hebben er echt goed over nagedacht om alles in orde te krijgen. Ik vind dat ze dat goed hebben gedaan. Als het weleens lastig werd, dan hebben we daar goed over kunnen praten en hebben altijd naast elkaar gestaan, nooit tegenover elkaar. Tempero toont bovendien een grote mate van flexibiliteit in probleemoplossing. Zo heb ik nooit van ze gehoord: “Het systeem kan het niet.” Maar altijd: “We gaan het oplossen.” En boven alles: er ligt nu een systeem zoals ik het wilde, dus daar ben ik heel blij mee.’

Tempero is in staat geweest om met doordachte aanpassingen van standaardfunctionaliteit een tailormade product af te leveren. Je ziet eraan af dat ze het met plezier gemaakt hebben

Freddie Rosenberg

Joods Nationaal Fonds